Het bijhouden van je e-mail kan soms een enorme klus zijn, vooral als je dagelijks tientallen of zelfs honderden e-mails ontvangt. Het is dan ook belangrijk om je e-mails op een efficiënte manier te organiseren en te rubriceren. Hierdoor kun je gemakkelijk de informatie vinden die je nodig hebt en blijft je inbox overzichtelijk. In dit artikel geven we een aantal handige tips om je te helpen bij het rubriceren van je e-mails.
Maak gebruik van mappen en labels
Een van de meest effectieve manieren om e-mails te rubriceren is door gebruik te maken van mappen en labels. Mappen zijn handig om je e-mails te organiseren op basis van onderwerp of afzender. Zo kun je bijvoorbeeld mappen aanmaken voor werkgerelateerde e-mails, persoonlijke e-mails en nieuwsbrieven. Labels daarentegen zijn handig om je e-mails te kenmerken met bepaalde kenmerken, zoals urgentie of status. Door mappen en labels te combineren kun je e-mails gemakkelijk terugvinden en sorteren.
Stel automatische regels in
Om tijd te besparen kun je gebruikmaken van automatische regels. Dit houdt in dat je bepaalde e-mails automatisch laat verplaatsen naar de juiste map of laat voorzien van een bepaald label. Dit kan handig zijn voor e-mails die je regelmatig ontvangt, zoals maandelijkse facturen of nieuwsbrieven. Door automatische regels in te stellen hoef je zelf niet meer handmatig je e-mails te sorteren en blijft je inbox overzichtelijk.
Gebruik een systeem van kleurcodes
Een andere handige manier om je e-mails te rubriceren is door gebruik te maken van kleurcodes. Veel e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid om e-mails van een bepaalde afzender of met bepaalde kenmerken van een kleurtje te voorzien. Zo kun je bijvoorbeeld belangrijke e-mails markeren met een rode kleur en minder belangrijke e-mails met een groene kleur. Hierdoor vallen belangrijke e-mails meteen op en kun je ze gemakkelijker terugvinden.
Maak gebruik van zoekfuncties
Na verloop van tijd kan je inbox behoorlijk vol raken en kan het lastig zijn om specifieke informatie terug te vinden. Gelukkig beschikken de meeste e-mailprogramma's over een krachtige zoekfunctie waarmee je e-mails kunt filteren op basis van bepaalde criteria, zoals afzender, onderwerp of trefwoord. Door gebruik te maken van zoekfuncties kun je snel de e-mails vinden die je nodig hebt, zonder dat je alle mappen handmatig hoeft door te spitten.
Archiveer oudere e-mails
Om ervoor te zorgen dat je inbox niet té vol raakt, is het verstandig om oudere e-mails te archiveren. Dit betekent dat je oudere e-mails verplaatst naar een apart archiefmap, waar je ze nog wel kunt raadplegen, maar waar ze niet meer in je inbox staan. Door oudere e-mails te archiveren behoud je het overzicht in je inbox en kun je de focus houden op de meest recente e-mails. Het archiveren van e-mails is vaak mogelijk met een simpele klik of met behulp van automatische regels.
Conclusie
Het rubriceren van e-mails kan een tijdrovende taak zijn, maar met behulp van mappen, labels, automatische regels, kleurcodes en zoekfuncties kun je je e-mails efficiënt organiseren en snel de informatie vinden die je nodig hebt. Daarnaast is het belangrijk om oudere e-mails te archiveren, zodat je inbox overzichtelijk blijft. Door deze handige tips toe te passen kun je gemakkelijk je e-mailverkeer beheren en kun je efficiënter werken. Kijk op E-aanmaken.nl als je vandaag nog een nieuwe emailaccount wilt aanmaken, om helemaal opnieuw te beginnen!
